Als HR-professional mag je aan managers alleen feitelijke, niet-medische verzuiminformatie delen: het feit dat een medewerker ziek is, de verwachte duur van het verzuim en de functionele mogelijkheden voor re-integratie. Medische diagnoses, klachten en behandelingen vallen onder het medisch beroepsgeheim en blijven strikt vertrouwelijk. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat wel en niet gedeeld mag worden, en hoe je als HR een helder verzuimprotocol opzet.
Wat valt er precies onder medische geheimhouding bij verzuim?
Medische geheimhouding bij verzuim houdt in dat alle informatie over de aard, oorzaak en behandeling van een ziekte strikt vertrouwelijk is. Dit geldt voor HR-professionals, leidinggevenden en werkgevers. De bedrijfsarts is de enige die medische gegevens ontvangt en beoordeelt. Hij of zij deelt uitsluitend functionele beperkingen mee, niet de onderliggende diagnose.
De grondslag hiervoor ligt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Gezondheidsgegevens worden beschouwd als bijzondere persoonsgegevens, waarvoor extra strenge regels gelden. Werkgevers mogen deze gegevens niet verwerken, tenzij de medewerker zelf uitdrukkelijk toestemming geeft.
In de praktijk betekent dit dat informatie zoals een burn-outdiagnose, psychische klachten, een chronische aandoening of een operatie nooit via HR of een leidinggevende mag worden gedeeld, geregistreerd of besproken. De medewerker bepaalt zelf wat hij of zij openbaart.
Welke verzuiminformatie mag een manager wél ontvangen?
Een manager mag de volgende niet-medische verzuiminformatie ontvangen: het feit dat een medewerker zich heeft ziekgemeld, de vermoedelijke duur van het verzuim, de verwachte terugkeerdatum en de functionele mogelijkheden die de bedrijfsarts heeft vastgesteld. Dit zijn de gegevens die nodig zijn voor werkplanning en re-integratiebeleid.
Concreet mag HR aan een leidinggevende doorgeven:
- De eerste ziektedag en de melddatum
- Of de medewerker volledig of gedeeltelijk arbeidsongeschikt is
- Welke taken de medewerker wel of niet kan uitvoeren (functionele beperkingen, zonder medische toelichting)
- De verwachte duur van het verzuim, voor zover bekend
- Afspraken over contactmomenten en re-integratieactiviteiten
Alles wat verder gaat dan bovenstaande vereist expliciete toestemming van de medewerker. Als een medewerker zelf aangeeft wat er aan de hand is, is dat zijn of haar keuze. Een manager mag die informatie nooit actief opvragen bij HR of de bedrijfsarts.
Wat mag HR absoluut niet doorgeven aan leidinggevenden?
HR mag onder geen beding de medische diagnose, klachten, behandeling of prognose van een medewerker doorgeven aan een leidinggevende. Dit geldt ook voor informatie die indirect naar een diagnose verwijst, zoals de naam van een specialist of de aard van medicijngebruik.
Voorbeelden van informatie die nooit gedeeld mag worden:
- De reden van verzuim (burn-out, depressie, rughernia, etc.)
- Informatie uit het spreekuur van de bedrijfsarts
- Gegevens uit het re-integratiedossier die medische details bevatten
- Uitlatingen van de medewerker over zijn of haar gezondheid die in vertrouwen zijn gedaan
- Informatie over medicijngebruik, behandelingen of therapie
Een veelgemaakte fout is dat HR in een poging behulpzaam te zijn toch een hint geeft over de aard van het verzuim. Zelfs een opmerking als “het is mentaal van aard” is al een schending van de privacyregels. De grens is helder: functionele beperkingen ja, medische achtergrond nee.
Hoe ga je om met managers die meer willen weten dan is toegestaan?
Als een manager meer verzuiminformatie vraagt dan is toegestaan, is het de taak van HR om duidelijk en vriendelijk de grens te stellen. Leg uit wat je wettelijk wel en niet mag delen, en herformuleer de vraag naar wat de manager eigenlijk nodig heeft: informatie over werkplanning, contactmomenten of re-integratiemogelijkheden.
In de praktijk helpt het om managers proactief te trainen op hun rol tijdens verzuim. Veel leidinggevenden vragen naar medische informatie niet uit nieuwsgierigheid, maar omdat ze niet weten hoe ze anders goed kunnen begeleiden. Door hen te leren welke vragen ze wél kunnen stellen, los je de onderliggende behoefte op zonder de privacyregels te schenden.
Praktische handvatten voor HR in dit gesprek:
- Benoem expliciet dat je de vraag niet kunt beantwoorden en leg kort uit waarom
- Verschuif de focus naar wat de manager nodig heeft om zijn team te managen
- Verwijs naar de bedrijfsarts als aanspreekpunt voor functionele adviezen
- Bied een korte uitleg of checklist aan over de rol van de leidinggevende bij verzuim
Wat zijn de gevolgen van het onrechtmatig delen van verzuimdata?
Het onrechtmatig delen van verzuimdata kan leiden tot een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), een boete voor de organisatie en ernstige reputatieschade. Voor de medewerker kan het verstrekkende gevolgen hebben, zoals stigmatisering op de werkvloer of schade aan de arbeidsrelatie.
De AP kan bij een datalek of privacyschending boetes opleggen die oplopen tot tientallen miljoenen euro’s, afhankelijk van de ernst en omvang van de overtreding. Voor middelgrote en grote organisaties is dit een reëel financieel risico.
Naast de juridische gevolgen is er ook een organisatorisch risico: medewerkers die ervaren dat hun privéinformatie niet veilig is, melden zich minder snel ziek of zoeken minder snel hulp. Dat vergroot juist het risico op langdurig verzuim. Een veilige omgeving begint bij vertrouwen, en dat vertrouwen bouw je op door consequent de privacyregels te respecteren.
Hoe richt je een intern verzuimprotocol in dat managers houvast geeft?
Een goed intern verzuimprotocol beschrijft stap voor stap wie welke informatie ontvangt, op welk moment en via welk kanaal. Het protocol maakt duidelijk wat de rol is van HR, de leidinggevende en de bedrijfsarts, en welke informatie in welke fase gedeeld mag worden.
Een effectief verzuimprotocol bevat minimaal de volgende elementen:
- Meldprocedure: Hoe en bij wie meldt een medewerker zich ziek, en wat registreert HR?
- Informatiestromen: Welke gegevens gaan naar de leidinggevende, welke blijven bij HR en welke zijn alleen voor de bedrijfsarts?
- Contactmomenten: Wanneer neemt de leidinggevende contact op, en met welk doel?
- Re-integratieafspraken: Hoe worden functionele mogelijkheden gecommuniceerd zonder medische informatie te delen?
- Escalatieprocedure: Wat gebeurt er als een manager toch medische informatie opvraagt of deelt?
Zorg dat het protocol niet alleen op papier bestaat, maar ook actief wordt uitgelegd aan leidinggevenden. Een jaarlijkse briefing of e-learning over privacyregels bij verzuim helpt om fouten te voorkomen. Koppel het protocol ook aan bredere preventieve initiatieven: hoe eerder je investeert in de mentale gezondheid van medewerkers, hoe minder je later hoeft te navigeren in complexe verzuimsituaties.
Hoe FullCharge helpt bij het verminderen van verzuim
Veel verzuimvragen ontstaan pas als het te laat is. Bij FullCharge geloven we dat preventie het verschil maakt, voordat medewerkers uitvallen en voordat HR moet navigeren in privacygevoelige situaties. Wij helpen organisaties met een luchtige, wetenschappelijk onderbouwde aanpak die medewerkers versterkt in hun veerkracht en mentale gezondheid.
Wat wij bieden:
- Keynote “Generaties van nu”: Een interactieve presentatie die mentale gezondheid bespreekbaar maakt op de werkvloer, ook voor medewerkers die normaal geen hulp zoeken
- FullCharge-app met 14-daagse challenges: Praktische, laagdrempelige oefeningen van 5 tot 10 minuten per dag, gebaseerd op bewezen gedragsveranderingstechnieken
- FullCharge Jaarlicentie: Een volledig programma met challenges, communicatietemplates en persoonlijke coaching voor structurele veerkracht in de hele organisatie
Onze aanpak is meetbaar. Zo toonde een evaluatie bij VariantZorg aan dat deelnemers gemiddeld minder vaak en korter ziek waren dan niet-deelnemers. Dat is precies de ROI die HR-directeuren nodig hebben om preventieve investeringen te onderbouwen richting het C-level. Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Plan een gesprek en ontdek hoe wij verzuim structureel helpen voorkomen.
Veelgestelde vragen
Mag een leidinggevende tijdens een verzuimgesprek vragen waarom een medewerker ziek is?
Nee, een leidinggevende mag niet actief vragen naar de reden of oorzaak van het verzuim. De medewerker heeft het recht om dit voor zich te houden. Als leidinggevende kun je wél vragen hoe het met iemand gaat, wat iemand nodig heeft om te herstellen en wanneer terugkeer realistisch lijkt. Richt het gesprek altijd op ondersteuning en re-integratie, niet op diagnose of oorzaak.
Wat doe ik als een medewerker zelf zijn diagnose vertelt aan zijn leidinggevende — mag die informatie dan worden doorgegeven aan HR?
Ook als een medewerker vrijwillig zijn diagnose deelt met zijn leidinggevende, betekent dat niet dat die informatie verder verspreid mag worden. De leidinggevende mag deze informatie niet doorsturen naar HR of andere collega’s zonder expliciete toestemming van de medewerker. Wat de medewerker zelf kiest te delen, blijft bij de ontvanger — het is geen ‘vrij te gebruiken’ gegeven binnen de organisatie.
Hoe lang moeten verzuimgegevens bewaard worden en wie heeft er toegang toe?
Verzuimgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. In de praktijk geldt voor re-integratiedossiers een bewaartermijn van twee jaar na afronding van de re-integratie, conform de Wet verbetering poortwachter. Toegang tot deze dossiers moet strikt beperkt zijn tot HR-medewerkers met een directe rol in het verzuimproces — leidinggevenden hebben geen toegang tot het volledige dossier.
Wat als een medewerker vermoedt dat zijn medische informatie onrechtmatig is gedeeld binnen de organisatie?
Een medewerker die vermoedt dat zijn privacyrechten zijn geschonden, kan dit intern melden bij HR of de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de organisatie. Daarnaast heeft hij of zij het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Als HR-professional is het verstandig om dit meldkanaal proactief bekend te maken, zodat medewerkers weten waar ze terechtkunnen — dat versterkt het vertrouwen in de organisatie.
Hoe ga ik als HR om met verzuim dat vermoedelijk werkgerelateerd is, zonder medische informatie op te vragen?
Ook bij werkgerelateerd verzuim — zoals vermoedens van burn-out of werkstress — mag HR geen medische informatie opvragen. Wat wél kan: een open gesprek voeren over werkbeleving, werkdruk en werkomstandigheden op basis van wat de medewerker zelf aangeeft. De bedrijfsarts beoordeelt de medische kant en adviseert over functionele mogelijkheden. HR kan vervolgens op basis van dat advies passende aanpassingen in het werk bespreken.
Welke veelgemaakte fouten moet HR vermijden bij het registreren van verzuim in een HR-systeem?
Een veelgemaakte fout is het vastleggen van de reden van verzuim in een vrij tekstveld, zoals ‘ziek door burn-out’ of ‘operatie aan knie’. Dit is een directe schending van de AVG, omdat medische gegevens niet door de werkgever verwerkt mogen worden. Registreer alleen het feit van de ziekmelding, de startdatum en de verwachte duur. Zorg er ook voor dat het HR-systeem zo is ingericht dat leidinggevenden geen toegang hebben tot meer gegevens dan strikt noodzakelijk.
Hoe betrek ik het management bij preventief verzuimbeleid zonder dat het voelt als controle op medewerkers?
De sleutel ligt in het verschuiven van de focus: van verzuimregistratie naar vitaliteit en werkplezier. Train leidinggevenden in het voeren van regelmatige, laagdrempelige gesprekken over werkbeleving — los van ziekte of verzuim. Ondersteun dit met concrete tools, zoals een app of challenges die medewerkers zelf kunnen inzetten. Zo wordt preventie iets wat medewerkers voor zichzelf doen, niet iets wat hen wordt opgelegd.