Bij een ziekmelding registreer je de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de contactgegevens van de medewerker. Wat je niet registreert, is de aard of oorzaak van de ziekte. De Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet verbetering poortwachter bepalen precies welke informatie je mag vastleggen en welke stappen je daarna moet zetten. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over verzuimregistratie, zodat je als HR-professional niets over het hoofd ziet.
Welke gegevens zijn wettelijk verplicht bij een ziekmelding?
Bij een ziekmelding ben je als werkgever verplicht de eerste ziektedag, de naam van de medewerker en het feit dát er sprake is van verzuim te registreren. Meer dan dat heb je wettelijk gezien niet nodig om aan je verplichtingen te voldoen. De Wet verbetering poortwachter schrijft bovendien voor dat je de voortgang van het verzuim bijhoudt in een verzuimdossier.
Concreet betekent dit dat het verzuimdossier minimaal de volgende elementen bevat:
- De eerste verzuimdag (de zogenaamde dag 1-melding)
- De naam en functie van de medewerker
- De datum waarop de bedrijfsarts is ingeschakeld (uiterlijk in week zes)
- Het probleemanalyse-document van de bedrijfsarts (week zes)
- Het plan van aanpak (week acht)
- Evaluatiemomenten en eventuele bijstellingen van het re-integratieplan
Houd er rekening mee dat de Autoriteit Persoonsgegevens streng toeziet op de verwerking van gezondheidsgegevens. Medische informatie valt onder bijzondere persoonsgegevens en mag alleen worden verwerkt door daartoe bevoegde personen, zoals de bedrijfsarts.
Wat mag je als werkgever wél en niet vragen bij een ziekmelding?
Als werkgever mag je bij een ziekmelding vragen wanneer de medewerker ziek is geworden, hoe lang het verzuim naar verwachting duurt en of er werkzaamheden zijn die de medewerker eventueel wel kan uitvoeren. Je mag niet vragen wat de oorzaak of aard van de ziekte is. Dat is medische informatie en die mag alleen de bedrijfsarts opvragen.
In de praktijk leidt dit regelmatig tot verwarring. Leidinggevenden vragen uit bezorgdheid of gewoonte toch naar de klachten, maar dat is juridisch gezien niet toegestaan. Wat je wél kunt doen, is de medewerker vragen of er praktische aanpassingen nodig zijn bij een eventuele terugkeer. Denk aan aangepaste werktijden of aangepaste taken.
Een handige vuistregel: stel alleen vragen die direct verband houden met de planning van het werk en de re-integratie, niet met de gezondheid zelf.
Hoe registreer je een ziekmelding correct in je HR-systeem?
Een correcte verzuimregistratie in je HR-systeem begint op de eerste ziektedag zelf. Leg de melding direct vast met datum, naam en het feit dat de medewerker zich heeft ziekgemeld. Voeg geen medische informatie toe aan het systeem, maar zorg wel dat er een koppeling bestaat met de vervolgstappen die de Wet verbetering poortwachter vereist.
Praktische stappen voor een correcte registratie:
- Dag 1: Leg de eerste ziektedag vast en stel een automatische herinnering in voor week zes (inschakeling bedrijfsarts).
- Week 6: Registreer de probleemanalyse van de bedrijfsarts zodra deze beschikbaar is.
- Week 8: Voeg het plan van aanpak toe aan het dossier.
- Elke zes weken daarna: Leg evaluatiemomenten vast en noteer eventuele aanpassingen.
- Einde verzuim: Sluit het dossier af met de hersteldatum en een korte samenvatting van het re-integratietraject.
Zorg ervoor dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot de verzuimdossiers. Stel gebruikersrollen in je HR-systeem in die aansluiten op de privacywetgeving.
Wanneer moet de bedrijfsarts worden ingeschakeld bij verzuim?
De bedrijfsarts moet uiterlijk in week zes van het verzuim worden ingeschakeld. Dit is een wettelijke verplichting vanuit de Wet verbetering poortwachter. Bij langdurig verzuim of complexe situaties is het verstandig eerder contact op te nemen, al in de eerste weken.
Er zijn situaties waarin je niet hoeft te wachten tot week zes. Schakel de bedrijfsarts eerder in als:
- Er signalen zijn van een burn-out of andere psychische klachten
- De medewerker aangeeft dat terugkeer naar de eigen functie niet realistisch is
- Er sprake is van een arbeidsconflict als onderliggende oorzaak van het verzuim
- De medewerker regelmatig kort verzuimt en er een patroon zichtbaar wordt
De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op en adviseert over de re-integratiemogelijkheden. Op basis van dit advies stel je samen met de medewerker een plan van aanpak op. Houd er rekening mee dat de bedrijfsarts geen diagnose deelt, maar wel aangeeft wat de medewerker nog kan en wat de prognose is voor herstel.
Hoe gebruik je verzuimdata om toekomstig verzuim te voorkomen?
Verzuimdata zijn alleen waardevol als je er actief mee aan de slag gaat. Door patronen in je verzuimregistratie te analyseren, kun je vroegtijdig signaleren waar in de organisatie de druk het hoogst is en waar preventieve maatregelen het meeste effect hebben.
Kijk bij het analyseren van verzuimdata naar de volgende indicatoren:
- Verzuimfrequentie: Hoe vaak melden medewerkers zich ziek? Frequent kort verzuim is een vroeg signaal van onvrede of overbelasting.
- Verzuimduur: Langdurig verzuim heeft een veel grotere financiële impact dan kort verzuim en vraagt om een andere aanpak.
- Afdelingsvergelijking: Zijn er teams of afdelingen met structureel hoger verzuim? Dat wijst vaak op een managementvraagstuk of een hoge werkdruk.
- Seizoenspatronen: Piekperiodes in verzuim kunnen samenhangen met drukke projectfasen of organisatieveranderingen.
Gebruik deze inzichten niet alleen reactief, maar ook om preventief beleid te ontwikkelen. Bespreek de data in je MT en koppel er concrete interventies aan, zoals het versterken van veerkracht op de werkvloer.
Wat zijn de kosten van een verkeerd bijgehouden ziekmelding?
Een verkeerd bijgehouden ziekmelding kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben. Als de Wet verbetering poortwachter niet correct is gevolgd, kan het UWV bij een WIA-aanvraag een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je als werkgever het loon van de zieke medewerker maximaal een jaar langer moet doorbetalen, bovenop de al verplichte twee jaar.
Naast de loonsanctie zijn er andere kostenposten die samenhangen met slechte verzuimregistratie:
- Gemiste kansen voor vroege interventie, waardoor verzuim langer duurt dan nodig
- Juridische kosten bij conflicten over re-integratieverplichtingen
- Boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens bij onrechtmatige verwerking van medische gegevens
- Hogere verzuimkosten doordat patronen niet tijdig worden gesignaleerd
Een langdurige ziekmelding brengt al snel hoge kosten met zich mee, inclusief loondoorbetaling, begeleiding en productiviteitsverlies. Een correcte en tijdige registratie is dan ook geen administratieve formaliteit, maar een directe investering in kostenbeheersing.
Hoe FullCharge helpt bij het verminderen van verzuim
Correcte verzuimregistratie is essentieel, maar het echte doel is om verzuim zoveel mogelijk te voorkomen. Wij bij FullCharge helpen organisaties precies daarmee: met een laagdrempelige, wetenschappelijk onderbouwde aanpak die medewerkers veerkrachtiger maakt voordat klachten escaleren tot langdurig verzuim.
Wat wij bieden:
- 14-daagse challenges in de FullCharge App waarbij medewerkers in 5 tot 10 minuten per dag werken aan meer energie, werkgeluk en mentale veerkracht
- Een keynote over generatieverschillen die het gesprek over mentale gezondheid op een luchtige manier op gang brengt
- Meetbare resultaten: een evaluatie bij VariantZorg toonde aan dat deelnemers minder vaak ziek waren, korter verzuimden en sneller herstelden dan niet-deelnemers
- Communicatietemplates en persoonlijke coaching voor een organisatiebrede aanpak die het hele jaar doorloopt
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het structureel verlagen van verzuim? Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat FullCharge voor jou kan betekenen.
Veelgestelde vragen
Hoe ga ik om met een medewerker die weigert zich te laten begeleiden door de bedrijfsarts?
Als een medewerker zonder geldige reden weigert mee te werken aan het bezoek aan de bedrijfsarts, kun je als werkgever de loondoorbetaling opschorten totdat de medewerker alsnog meewerkt. Informeer de medewerker eerst schriftelijk over deze consequentie en geef een redelijke termijn om alsnog in te stemmen. Leg alle communicatie hierover zorgvuldig vast in het verzuimdossier, zodat je bij een eventueel conflict kunt aantonen dat je de juiste stappen hebt gevolgd.
Wat doe ik als een medewerker zich vaker dan drie keer per jaar ziekmeldt, maar telkens maar kort?
Frequent kort verzuim is een belangrijk signaal dat serieus genomen moet worden. Plan een gesprek met de medewerker — niet om de ziekte zelf te bespreken, maar om te vragen of er werkgerelateerde factoren zijn die de medewerker belasten, zoals werkdruk, samenwerking of werkomstandigheden. Als het patroon aanhoudt, is het verstandig de bedrijfsarts eerder in te schakelen dan wettelijk verplicht, zodat je samen een gerichte aanpak kunt opstellen.
Mag ik als leidinggevende contact opnemen met een zieke medewerker, en zo ja, hoe vaak?
Ja, contact houden met een zieke medewerker is toegestaan en zelfs aan te raden, mits je de juiste toon en frequentie aanhoudt. Beperk het contact tot een informeel check-in gesprek over hoe de medewerker zich voelt en wanneer terugkeer realistisch lijkt — stel geen vragen over de aard van de ziekte. Een vuistregel is maximaal één keer per week contact, tenzij de medewerker aangeeft behoefte te hebben aan meer of minder contact.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die werkgevers maken bij verzuimregistratie?
De meest gemaakte fouten zijn: het te laat inschakelen van de bedrijfsarts (na week zes), het vastleggen van medische informatie in het HR-systeem, en het niet tijdig opstellen of bijstellen van het plan van aanpak. Een andere veelgemaakte fout is het niet afsluiten van het verzuimdossier na herstel, waardoor de administratie onvolledig blijft. Door automatische herinneringen in te stellen in je HR-systeem en een vaste checklist te gebruiken, voorkom je de meeste van deze fouten.
Hoe lang moet ik een verzuimdossier bewaren na afloop van het verzuim?
Een verzuimdossier moet minimaal twee jaar worden bewaard na het einde van het dienstverband van de medewerker. Dit is nodig in verband met mogelijke WIA-aanvragen of juridische geschillen die na afloop van het dienstverband nog kunnen spelen. Medische gegevens die door de bedrijfsarts zijn vastgelegd, vallen onder een afzonderlijk medisch dossier met een bewaartermijn van vijftien jaar en mogen alleen door de bedrijfsarts worden ingezien.
Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en een verzuimbeleid, en heb ik beide nodig?
Een verzuimbeleid beschrijft de visie en uitgangspunten van de organisatie rondom verzuim, zoals de rol van leidinggevenden, de inzet van preventie en de verantwoordelijkheden van medewerkers. Een verzuimprotocol is de praktische uitwerking hiervan: een stap-voor-stap handleiding over wat er moet gebeuren vanaf dag één van de ziekmelding tot aan herstel of re-integratie. Je hebt beide nodig: het beleid geeft richting, het protocol zorgt voor consistente uitvoering in de dagelijkse praktijk.
Kan ik als kleine werkgever zonder HR-afdeling ook voldoen aan de Wet verbetering poortwachter?
Ja, ook als kleine werkgever ben je volledig verantwoordelijk voor de naleving van de Wet verbetering poortwachter. Praktisch gezien kun je dit aanpakken door gebruik te maken van een arbodienst of een vaste bedrijfsarts die je begeleidt bij de verplichte stappen en deadlines. Er zijn ook betaalbare HR-softwareoplossingen speciaal voor het mkb die automatisch herinneringen sturen voor de wettelijke mijlpalen, zodat je niets mist zonder dat je een volledige HR-afdeling nodig hebt.