Na een verzuimgesprek leg je minimaal de datum van het gesprek, de afgesproken vervolgstappen, eventuele werkaanpassingen en het volgende contactmoment vast. Doe dit altijd schriftelijk en bevestig de afspraken bij voorkeur binnen 24 uur aan de medewerker. Hoe je dat precies doet, welke wettelijke verplichtingen gelden en hoe je gevoelige informatie correct registreert, lees je hieronder.
Wat moet je binnen 24 uur na een verzuimgesprek documenteren?
Binnen 24 uur na een verzuimgesprek documenteer je de datum en aanleiding van het gesprek, de aanwezige partijen, de gemaakte afspraken over re-integratie of werkaanpassingen, en het volgende geplande contactmoment. Dit geeft zowel de medewerker als de leidinggevende een helder houvast en voorkomt misverstanden achteraf.
Snel vastleggen is niet alleen praktisch, het is ook juridisch verstandig. Verzuimdossiers worden bij geschillen over re-integratie of ontslag door het UWV opgevraagd. Een goed bijgehouden dossier laat zien dat je als werkgever je verplichtingen serieus neemt.
Zorg dat je de volgende punten altijd meeneemt in je documentatie:
- Datum, tijdstip en locatie van het gesprek
- Namen van de aanwezigen (leidinggevende, HR, eventueel bedrijfsarts)
- Reden van het verzuim, op hoofdlijnen en zonder medische details
- Concrete afspraken: wat doet wie, wanneer?
- Datum van het volgende gesprek of contactmoment
- Eventuele werkaanpassingen of tijdelijke taakverschuivingen
Stuur daarna een beknopte samenvatting naar de medewerker, bij voorkeur per e-mail. Zo heeft ook de medewerker de kans om aan te geven als iets niet klopt of anders is begrepen.
Welke afspraken zijn wettelijk verplicht bij verzuim?
Bij verzuim ben je als werkgever wettelijk verplicht om een probleemanalyse op te laten stellen door een bedrijfsarts (uiterlijk in week zes), een plan van aanpak te maken (uiterlijk in week acht) en dit plan regelmatig te evalueren. Deze documenten vormen de kern van het re-integratiedossier dat je bij langdurig verzuim bijhoudt.
De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat werkgever en medewerker samen actief werken aan re-integratie. Dat betekent in de praktijk:
- Week 1: ziekmelding registreren en contact houden
- Week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts
- Week 8: plan van aanpak opstellen en ondertekenen door beide partijen
- Elke 6 weken: evaluatie van het plan van aanpak
- Week 52: eerstejaarsevaluatie opstellen
Afspraken die je maakt tijdens verzuimgesprekken moeten aansluiten op dit wettelijke kader. Leg elke afwijking of update ook schriftelijk vast, zodat je dossier compleet en aantoonbaar is als het UWV daar later naar vraagt.
Hoe leg je gevoelige informatie uit een verzuimgesprek vast?
Gevoelige informatie uit een verzuimgesprek, zoals klachten van psychische aard, relatieproblemen of medische achtergronden, leg je niet vast in het reguliere personeelsdossier. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG en mogen alleen door daartoe bevoegde personen worden verwerkt, zoals de bedrijfsarts.
Als leidinggevende of HR-professional houd je het bij functionele informatie: wat kan de medewerker (nog) wel of niet, welke aanpassingen zijn nodig, en welke afspraken zijn gemaakt. De diagnose of medische details noteer je niet.
Praktische richtlijnen voor gevoelige vastlegging:
- Gebruik neutrale bewoordingen: “medewerker ervaart klachten die het werk beïnvloeden” in plaats van een diagnose
- Sla verzuimdossiers op in een beveiligd systeem met beperkte toegang
- Geef alleen inzage aan direct betrokkenen (leidinggevende, HR, bedrijfsarts)
- Bewaar verzuimgegevens niet langer dan noodzakelijk, conform AVG-richtlijnen
- Informeer de medewerker over wat je vastlegt en geef hem of haar inzagerecht
Wat zet je in het verslag als de medewerker niet wil meewerken?
Als een medewerker niet meewerkt aan een verzuimgesprek of weigert afspraken te bevestigen, documenteer je dat feit zelf zo feitelijk en objectief mogelijk. Noteer dat het gesprek heeft plaatsgevonden, dat de medewerker niet heeft ingestemd met de afspraken en welke reden daarvoor is opgegeven, als die er is.
Dit is belangrijk omdat een gebrek aan medewerking consequenties kan hebben voor de loondoorbetaling. Werkgevers mogen onder bepaalde omstandigheden de loonbetaling opschorten of stopzetten als een medewerker zonder gegronde reden weigert mee te werken aan re-integratie.
Zorg in zo’n situatie voor het volgende:
- Stuur een schriftelijke bevestiging van het gesprek, ook als de medewerker niet reageert
- Leg vast welke uitnodigingen zijn verstuurd en wanneer
- Noteer de reactie of het uitblijven daarvan
- Schakel tijdig HR of een juridisch adviseur in als de situatie escaleert
- Waarschuw de medewerker schriftelijk over mogelijke gevolgen voordat je maatregelen neemt
Hoe gebruik je verzuimafspraken om terugval te voorkomen?
Verzuimafspraken zijn het meest waardevol als je ze niet alleen gebruikt om het huidige verzuim te managen, maar ook om signalen van terugval vroeg te herkennen. Bespreek in elk verzuimgesprek ook wat de medewerker nodig heeft om duurzaam inzetbaar te blijven, en leg die inzichten vast als onderdeel van de afspraken.
Terugvalpreventie begint bij concrete, meetbare afspraken. Vage intenties zoals “we houden contact” werken minder goed dan afspraken als “we spreken elkaar elke twee weken op dinsdag” of “als de werkdruk oploopt, geeft de medewerker dit binnen 48 uur aan bij de leidinggevende”.
Effectieve afspraken ter preventie van terugval bevatten:
- Vroege signalenlijst: welke situaties of klachten zijn een waarschuwing?
- Duidelijke escalatieroute: wie doet wat als het minder gaat?
- Afgesproken regelmaat van check-ins, ook na volledig herstel
- Eventuele structurele werkaanpassingen die de belasting verlagen
Door preventie expliciet onderdeel te maken van je verzuimgesprekken, verschuif je de focus van reactief naar proactief. Dat is precies waar preventief welzijnsbeleid zijn grootste impact heeft.
Welke tools helpen bij het gestructureerd vastleggen van verzuimgesprekken?
Voor het gestructureerd vastleggen van verzuimgesprekken gebruik je bij voorkeur een HR-informatiesysteem (HRIS) of verzuimsoftware zoals AFAS, Loket.nl of Visma. Deze systemen bieden gestandaardiseerde formulieren, beveiligde opslag en automatische herinneringen voor wettelijke deadlines.
Heb je geen gespecialiseerde software, dan werkt een gestandaardiseerd Word- of PDF-formulier ook goed, mits je dit in een beveiligde omgeving opslaat met beperkte toegangsrechten. Consistentie is belangrijker dan het systeem zelf: gebruik altijd hetzelfde format zodat dossiers vergelijkbaar en volledig zijn.
Handige functies om op te letten bij verzuimsoftware:
- Automatische signalering van wettelijke deadlines (week 6, week 8, enzovoort)
- Scheiding van medische en functionele informatie
- Digitale ondertekening door medewerker en leidinggevende
- Exportmogelijkheid voor UWV-rapportages
- Koppeling met de salarisadministratie voor loondoorbetaling bij verzuim
Hoe FullCharge helpt bij het voorkomen van verzuim
Verzuimgesprekken voeren en afspraken vastleggen is noodzakelijk, maar het echte doel is dat die gesprekken zo min mogelijk nodig zijn. Wij bij FullCharge helpen organisaties om mentale klachten vroeg te signaleren en aan te pakken, voordat ze leiden tot uitval.
Wat wij bieden:
- 14-daagse challenges via de FullCharge App, gericht op veerkracht, energie en werkgeluk, in slechts 5 tot 10 minuten per dag
- Wetenschappelijk onderbouwde methoden zoals de 1% rule en implementation intention, verpakt in laagdrempelige content
- De keynote Generaties van nu, een interactieve sessie over generatieverschillen, werkgeluk en mentale gezondheid
- Meetbare resultaten: bij VariantZorg waren deelnemers gemiddeld minder vaak ziek, korter ziek en herstelden ze sneller na deelname
- Jaarlicenties met coaching, communicatietemplates en challenges voor een structureel veerkrachtige werkomgeving
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen verzuim preventief aan te pakken? Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat FullCharge voor jouw team kan betekenen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik een verzuimdossier bewaren na herstel van de medewerker?
Na volledig herstel bewaar je het verzuimdossier minimaal twee jaar, gerekend vanaf de eerste ziektedag. Bij langdurig verzuim waarbij het UWV betrokken is geweest, geldt een bewaartermijn van vijf jaar. Verwijder het dossier daarna conform de AVG, zodat je geen onnodige persoonsgegevens langer bewaart dan noodzakelijk.
Wat doe ik als een medewerker het achteraf oneens is met wat er in het verslag staat?
Nodig de medewerker altijd uit om binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld vijf werkdagen, te reageren op de schriftelijke samenvatting. Noteer eventuele bezwaren of aanvullingen van de medewerker als bijlage of toevoeging aan het verslag, zonder het origineel te wijzigen. Zo blijft het dossier transparant en aantoonbaar volledig, wat bij eventuele geschillen juridisch sterk staat.
Mag ik als leidinggevende vragen naar de oorzaak of diagnose van het verzuim?
Nee, als leidinggevende mag je niet vragen naar de medische oorzaak of diagnose achter het verzuim. Dat is wettelijk voorbehouden aan de bedrijfsarts. Wat je wél mag bespreken, is wat de medewerker functioneel wel of niet kan, welke werkaanpassingen nodig zijn en hoe jullie het herstelproces samen kunnen ondersteunen. Beperk je in het gesprek en in de documentatie altijd tot deze functionele informatie.
Hoe stel ik een goed plan van aanpak op als ik nog nooit eerder met langdurig verzuim te maken heb gehad?
Begin met de probleemanalyse van de bedrijfsarts als basis: die beschrijft wat de medewerker functioneel kan en welke beperkingen er zijn. Vertaal die informatie samen met de medewerker naar concrete, haalbare re-integratiedoelen met een duidelijke tijdlijn. Gebruik een gestandaardiseerd sjabloon, zoals het model van het UWV, en zorg dat zowel de leidinggevende als de medewerker het plan ondertekenen vóór week acht.
Wat als de bedrijfsarts een ander advies geeft dan wat wij als werkgever voor ogen hadden?
Het advies van de bedrijfsarts is leidend bij re-integratievraagstukken en je bent als werkgever verplicht dit serieus te nemen. Wijk je toch af van het advies, leg dan schriftelijk vast waarom en onderbouw dit goed, want het UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag of je voldoende hebt gedaan. Twijfel je aan het advies, dan kun je als werkgever of medewerker een second opinion aanvragen bij een andere gecertificeerde bedrijfsarts.
Hoe betrek ik de medewerker actief bij het opstellen van de verzuimafspraken zonder druk te zetten?
Stel open vragen en laat de medewerker zelf aangeven wat hij of zij nodig heeft om stap voor stap te kunnen re-integreren. Formuleer afspraken in overleg en benoem expliciet dat het doel is om samen tot een werkbaar plan te komen, niet om prestaties te beoordelen. Een coachende, niet-oordelende houding vergroot de betrokkenheid van de medewerker en verhoogt de kans op een duurzaam herstel.
Wanneer schakel ik een externe arbodienst of juridisch adviseur in bij verzuim?
Schakel een externe arbodienst in zodra het verzuim langer dan zes weken duurt, de situatie medisch complex is, of als je als werkgever onvoldoende expertise hebt om de re-integratie zelfstandig te begeleiden. Een juridisch adviseur is verstandig wanneer een medewerker weigert mee te werken, er sprake is van een dreigend arbeidsconflict, of als je overweegt de loonbetaling op te schorten. Vroeg ingrijpen voorkomt escalatie en beschermt zowel de werkgever als de medewerker.